Catering-Ausstattung mieten: Geschirr, Besteck und Technik richtig planen

1. Welche Ausstattung brauche ich für welches Event-Format?

Der Ausstattungsbedarf hängt stark vom Format Ihrer Veranstaltung ab. Bei einem Stehempfang mit Fingerfood benötigen Sie vor allem kleine Teller, Cocktailservietten und Gläser. Für 50 Personen rechnen Sie mit etwa 100 bis 150 kleinen Tellern, da Gäste mehrfach nachgreifen. Bei einem Buffet mit Sitzplätzen wird es umfangreicher: große Teller, komplettes Besteck, verschiedene Gläser, Servietten und bei mehreren Gängen auch Dessertteller. Planen Sie immer 20 Prozent Reserve ein.

Für mehrgängige Menüs am Tisch brauchen Sie mehrere Teller pro Gang, vollständiges Besteck-Set und verschiedene Gläser. Bei gehobenen Anlässen kommen hochwertige Tischwäsche und Dekoration hinzu. Die technische Ausstattung umfasst Warmhalteplatten für warme Speisen, Kühlvitrinen für Salate und Desserts sowie Servierbesteck.

Grundausstattung nach Event-Typ:

• Stehempfang: Kleine Teller, Servietten, Gläser, Stehtische
• Buffet: Große Teller, Besteck, Gläser, Buffet-Geschirr
• Menü: Mehrere Teller pro Gang, Besteck-Set, Gläser-Set, Tischwäsche
• Grillbuffet: Robuste Teller, Grillbesteck, große Servietten

Hinweis: Viele Caterer bieten Komplettpakete an, bei denen die gesamte Ausstattung im Preis enthalten ist. Das erspart die Einzelkalkulation und garantiert, dass alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind. Informationen zu typischen Catering-Leistungen finden Sie in entsprechenden Übersichten.

2. Mieten oder kaufen – was lohnt sich wirklich?

Bei ein bis zwei Events pro Jahr ist Mieten die wirtschaftlichere Lösung. Die Anschaffungskosten für Geschirr, Besteck und Gläser für 100 Personen liegen bei 2.000 bis 3.000 Euro, hinzu kommen Lagerkosten und Ersatz für Bruch. Beim Mieten über einen Catering-Service zahlen Sie nur die Nutzung – oft sind 3 bis 8 Euro pro Person im Catering-Preis enthalten. Der Caterer liefert alles gereinigt an und holt es wieder ab.

Ein weiterer Vorteil: Flexibilität. Für jedes Event können Sie passendes Equipment wählen. Ein Grillfest erfordert andere Ausstattung als eine Weihnachtsfeier. Bei eigenem Equipment bleiben Sie auf eine Grundausstattung beschränkt. Professionelle Vermieter haben zudem Ersatz vorrätig, falls etwas zu Bruch geht.

Die Kaufoption macht nur Sinn bei sehr regelmäßigen Events, eigenen Lagerkapazitäten und Personal für Reinigung. Selbst dann bleiben Risiken: Geschirr veraltet optisch, Besteck nutzt ab, und Ersatzbeschaffung einzelner Teile ist kompliziert.

Tipp: Rechnen Sie ehrlich durch und vergessen Sie versteckte Aufwände nicht: Transport, Arbeitszeit für Be- und Entladen, Reinigung und Lagerkosten. Oft ist Mieten günstiger als gedacht.

3. Wie kalkuliere ich die richtige Menge an Geschirr und Besteck?

Die Grundregel: Kalkulieren Sie pro Person mit mindestens 1,5-facher Ausstattung bei Buffets und 2-facher bei längeren Events. Bei 80 Gästen und einem dreistündigen Buffet benötigen Sie 120 bis 160 Teller. Der Grund: Nicht alle bringen Teller zurück, manche greifen mehrfach zu, und es kommt zu Bruch (zwei bis fünf Prozent).

Bei Besteck gilt: zwei komplette Sets pro Gast. Besteck verschwindet oft in Servietten. Für Gläser rechnen Sie drei bis vier pro Person bei Alkoholausschank. Wasser, Wein, Sekt und Softdrinks erfordern unterschiedliche Glasformen.

Faustregel für die Kalkulation:

• Teller: Anzahl Gäste × 1,5 bis 2
• Besteck: Anzahl Gäste × 2 pro Teil
• Gläser: Anzahl Gäste × 3 bis 4
• Servietten: Anzahl Gäste × 3 bis 4
• Serviergeschirr: Anzahl Gerichte × 2 plus Reserve

Serviergeschirr wird oft unterschätzt. Für jede Speise benötigen Sie zwei Servierplatten, damit Sie nachfüllen können. Bei 80 Personen und acht Gerichten brauchen Sie 16 Servierplatten plus Besteck, Brotkörbe und Dessertteller.

Tipp: Besprechen Sie die Mengenkalkulation mit Ihrem Caterer. Profis haben Erfahrungswerte und wissen genau, wie viel Equipment nötig ist. Sie sagen Ihnen auch, wo Sie sparen können.

4. Welche technische Ausstattung brauche ich für die Speisenversorgung?

Warmhalteplatten sind bei Buffets unverzichtbar. Sie halten warme Speisen bei 65 bis 75 Grad. Für 80 Personen benötigen Sie vier bis sechs Platten, je nach Anzahl der warmen Gerichte. Kühlvitrinen sind das Pendant für kalte Speisen. Salate, Desserts und Vorspeisen brauchen konstant 2 bis 7 Grad, besonders im Sommer.

Die Stromversorgung wird oft unterschätzt. Warmhalteplatten, Kühlvitrinen und Kaffeemaschinen benötigen ausreichend Kapazität. Prüfen Sie vorab die Steckdosen und Sicherungen. Bei Outdoor-Events sind Verlängerungskabel nötig. Ein professioneller Caterer bringt diese Infrastruktur mit.

Beleuchtung macht Buffets appetitlich. Warmes, aber ausreichend helles Licht hilft Gästen bei der Orientierung. Bei Abendveranstaltungen sind zusätzliche Strahler erforderlich. Für Getränke brauchen Sie bei 80 Personen und vier Stunden etwa 300 bis 400 Flaschen. Diese müssen vorgekühlt sein und nachgekühlt werden.

Tipp: Machen Sie eine technische Location-Begehung. Prüfen Sie mit Ihrem Caterer die Stromversorgung, Zugänglichkeit, Entfernungen und Spülbereiche. So vermeiden Sie Überraschungen am Event-Tag.

Weitere Informationen zur professionellen Event-Planung finden Sie in unserem Catering-Ratgeber.

5. FAQ: Die häufigsten Fragen zur Catering-Ausstattung

Wann muss ich die Ausstattung zurückgeben und wie wird abgerechnet?

Die Rückgabe erfolgt normalerweise am Folgetag nach dem Event. Der Caterer holt das Equipment zwischen 9 und 12 Uhr ab, sodass Sie am Abend der Veranstaltung nicht mehr aufräumen müssen. Die Abrechnung erfolgt meist pauschal pro Person oder als Bestandteil des Catering-Preises. Bruch wird bis zu einer bestimmten Quote (meist 5 Prozent) nicht berechnet, darüber hinaus zu Wiederbeschaffungskosten.

Muss ich das Geschirr vorgespült zurückgeben?

Nein, das ist in der Regel nicht erforderlich. Die meisten Catering-Services erwarten das Geschirr lediglich grob vorgereinigt, also ohne große Essensreste. Speisereste gehören in den Müll, aber das Geschirr muss nicht gespült werden. Professionelle Caterer haben eigene Industriespülmaschinen. Wenn Sie das Geschirr komplett spülen müssten, wäre der Vorteil des Catering-Services deutlich geringer.

Was passiert, wenn mehr Geschirr kaputt geht?

Bruch bis zu 5 Prozent ist normal und meist im Preis einkalkuliert. Darüber hinausgehender Bruch wird nach Wiederbeschaffungswert berechnet. Ein Teller kostet etwa 3 bis 8 Euro, ein Glas 2 bis 5 Euro, Besteckteile etwa 2 bis 4 Euro. Seriöse Caterer dokumentieren den Zustand bei Anlieferung und Abholung. Erstellen Sie am besten selbst eine Strichliste über offensichtlichen Bruch während des Events.

Kann ich eigenes Geschirr mit Catering-Ausstattung kombinieren?

Grundsätzlich ja, aber das macht die Planung komplizierter. Wenn Sie beispielsweise eigene Gläser haben, aber Teller und Besteck mieten möchten, sollten Sie das vorab klar kommunizieren. Der Caterer muss wissen, welche Ausstattung er nicht mitbringen muss. Achten Sie aber darauf, dass Ihre eigene Ausstattung ausreicht und optisch zum gemieteten Equipment passt. Ein einheitliches Gesamtbild wirkt professioneller.

Welche Ausstattung brauche ich für Outdoor-Events?

Outdoor-Events stellen höhere Anforderungen. Sie benötigen robusteres, eventuell bruchsicheres Geschirr, windstabile Aufbauten für das Buffet, Schutz vor Sonne und Regen sowie zusätzliche Kühlkapazitäten bei warmem Wetter. Wichtig sind auch Gewichte oder Befestigungen für Tischtücher und Servietten, damit diese nicht wegfliegen. Für Outdoor-Events eignen sich beispielsweise Grillbuffet-Lösungen oder mobile Foodtruck-Konzepte mit integrierter Ausstattung.

Hinweis: Klären Sie bei Outdoor-Events auch die Infrastruktur: Sind Stromanschlüsse vorhanden? Gibt es Wasserzugang für Spülmöglichkeiten? Wie sind die Wege für den Transport? Ist ein Pavillon oder Zelt für das Buffet erforderlich? Je besser Sie diese Punkte vorab klären, desto reibungsloser läuft Ihr Event.

6. Fazit: Professionelle Ausstattung für stressfreie Events

Die richtige Catering-Ausstattung ist weit mehr als nur Geschirr und Besteck. Sie umfasst die komplette technische Infrastruktur, durchdachte Mengenkalkulationen und professionelle Logistik. Wer hier auf Erfahrung setzt und einen professionellen Catering-Partner wählt, spart sich nicht nur Aufwand, sondern vermeidet auch teure Fehler.

Die Entscheidung für Miet-Equipment bringt mehrere Vorteile: Sie zahlen nur die tatsächliche Nutzung, haben keine Lagerkosten, müssen sich nicht um Reinigung kümmern und können für jedes Event die passende Ausstattung wählen. Die Mengenkalkulation übernimmt ein erfahrener Dienstleister, der aus Erfahrung weiß, was wirklich benötigt wird. Auch die technische Ausstattung für Warmhaltung und Kühlung ist optimal auf Ihre Veranstaltung abgestimmt.

Tipp: Nutzen Sie die Expertise Ihres Caterers auch für die Ausstattungsplanung. Bei einer gemeinsamen Location-Begehung lassen sich viele Fragen klären und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen. Ein guter Caterer denkt mit und macht Vorschläge, die Sie vielleicht nicht auf dem Schirm hatten.

Weitere Informationen und praktische Tipps finden Sie in unserem Catering-Ratgeber zur Event-Planung. Für ein unverbindliches Angebot stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.