Wir haben noch nie bei einem Caterer bestellt. Was gibt es zu beachten?

1. Welche Grundlagen solltest du vor der Bestellung klären?

Bevor du überhaupt einen Caterer kontaktierst, solltest du einige wichtige Eckdaten festlegen. Diese Informationen bilden die Grundlage für jedes Catering-Angebot und helfen dem Caterer, ein passendes Konzept zu entwickeln. Dazu gehören:

• Der Anlass deiner Veranstaltung (Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier, Jubiläum, Taufe)
• Datum und Uhrzeit – wann findet dein Event statt?
• Die ungefähre Gästeanzahl – wie viele Personen werden erwartet?
• Der Veranstaltungsort – wo findet die Feier statt?
• Die Dauer der Veranstaltung – wie lange soll das Catering zur Verfügung stehen?
• Dein Budget pro Person – wie viel möchtest du pro Gast ausgeben?

Die Gästezahl ist besonders wichtig für die Kalkulation. Es ist in Ordnung, wenn du noch keine exakte Zahl hast – eine Schätzung reicht für ein erstes Angebot. Die meisten Caterer erlauben Anpassungen bis wenige Tage vor dem Event. Plane aber einen kleinen Puffer ein: Bei 80 erwarteten Gästen solltest du mit 85 bis 90 rechnen.

Der Veranstaltungsort beeinflusst viele Faktoren. Hat die Location eine Küche? Gibt es Stromanschlüsse für Warmhaltegeräte? Wie ist die Zufahrt für den Catering-LKW? Bei Outdoor-Events benötigst du eventuell Zelte, bei Locations ohne Infrastruktur mobile Kochstationen. All das wirkt sich auf den Preis aus.

Dein Budget sollte realistisch sein. Für Fingerfood-Catering kannst du mit etwa 15 bis 30 Euro pro Person rechnen, bei einem klassischen Buffet liegen die Kosten meist zwischen 25 und 50 Euro pro Person. Ein exklusives Menü-Catering mit Bedienung startet in der Regel bei 50 Euro aufwärts. Zusatzleistungen wie Personal, Equipment und Getränke werden häufig separat kalkuliert. In unserem umfassenden Catering-Ratgeber findest du detaillierte Informationen zu Catering-Formen und Kosten.

Tipp: Erstelle vor der ersten Anfrage eine Liste mit allen wichtigen Informationen. Das spart Zeit und ermöglicht dem Caterer, dir ein präzises Angebot zu machen.

2. Wie findest du den richtigen Caterer für dein Event?

Die Auswahl des richtigen Caterers ist entscheidend. Als Erstbesteller solltest du auf bestimmte Qualitätsmerkmale achten, um einen professionellen und zuverlässigen Partner zu finden.

Erfahrung und Referenzen sind ein guter Ausgangspunkt: Wie lange ist der Caterer schon im Geschäft? Hat er Erfahrung mit deiner Art von Veranstaltung? Gibt es Kundenbewertungen oder Empfehlungen, die du einsehen kannst? Seriöse Caterer stellen dir gerne Referenzen zur Verfügung und zeigen Fotos von vergangenen Events.

Besonders wichtig ist auch das Angebot und die Flexibilität: Bietet der Caterer verschiedene Menüoptionen an? Kann er auf spezielle Wünsche eingehen? Werden vegetarische, vegane und allergenfreie Optionen angeboten? Ein guter Caterer sollte bereit sein, ein individuelles Menü zu entwickeln, das genau zu deinem Event passt.

Die Transparenz bei Preisen und Leistungen sowie eine gute Kommunikation sind ebenfalls unverzichtbar:

• Sind die Preise klar und nachvollziehbar?
• Reagiert der Caterer zeitnah auf Anfragen?
• Beantwortet er deine Fragen ausführlich?
• Gibt es ein persönliches Beratungsgespräch?

Ein seriöser Caterer stellt dir ein detailliertes Angebot zur Verfügung, in dem genau aufgeschlüsselt ist, was im Preis enthalten ist und welche Zusatzkosten eventuell anfallen.

Kläre auch den Service-Umfang genau ab: Was ist im Grundpreis enthalten? Bietet der Caterer auch Equipment wie Geschirr, Besteck und Gläser? Wird Personal für Aufbau, Service und Abbau gestellt? Gibt es Zusatzleistungen wie Dekoration oder Getränkeservice? Bei Bernemann & Röhl profitierst du von über 50 Jahren Erfahrung im Catering. Wir stehen für handwerkliche Qualität, regionale Zutaten und einen umfassenden Service – vom großen Festzelt bis zum Kaffeelöffel kümmern wir uns um alles, was benötigt wird.

Achte bei deiner Suche auch auf Warnsignale: Sehr niedrige Preise ohne erkennbare Leistung, fehlende Transparenz, keine Möglichkeit für ein persönliches Gespräch oder schlechte Bewertungen sollten dich skeptisch machen. Auch Unflexibilität bei Sonderwünschen oder Druck zur schnellen Entscheidung sind Zeichen dafür, dass du besser weitersuchen solltest. Scheue dich nicht, mehrere Angebote einzuholen und zu vergleichen – ein seriöser Caterer wird Verständnis dafür haben und dir Zeit für deine Entscheidung geben.

Hinweis: Viele professionelle Caterer bieten Probeessen an. Nutze diese Möglichkeit, um Qualität und Geschmack vorab zu testen – besonders bei größeren Events lohnt sich das.

3. Welche Catering-Form passt zu deiner Veranstaltung?

Als Erstbesteller bist du vielleicht unsicher, welche Catering-Form die richtige für dein Event ist. Die Wahl hängt stark von deinem Anlass, der Gästeanzahl und der gewünschten Atmosphäre ab. Hier ein Überblick über die gängigsten Varianten:

Buffet-Catering bietet eine große Auswahl an Speisen und ermöglicht den Gästen, selbst zu wählen und bei Bedarf nachzufüllen. Das schafft eine lockere, kommunikative Atmosphäre und berücksichtigt verschiedene Geschmäcker. Allerdings kann es bei großen Gruppen zu Wartezeiten führen, du benötigst ausreichend Platz für Buffettische und die Kalkulation ist schwieriger, da manche Gäste mehr essen als andere. Buffets sind ideal für Hochzeiten, Firmenfeiern, Geburtstage und große Familienfeste.

Beim Menü-Catering mit Service bleiben die Gäste am Platz und werden bedient. Das sorgt für eine elegante, strukturierte Atmosphäre und ermöglicht eine präzise Kalkulation sowie exklusive Präsentation. Der Nachteil: weniger Flexibilität bei der Speisenauswahl, höhere Kosten durch das Personal und Sonderwünsche müssen vorab geklärt werden. Diese Form eignet sich besonders für gehobene Hochzeiten, Galadinner und formelle Firmenfeiern.

Fingerfood-Catering oder Flying Buffet ist perfekt für Stehempfänge und Networking-Events:

• Gäste können sich frei bewegen
• Keine Sitzplätze erforderlich
• Modern und unkompliziert
• Allerdings nicht geeignet für lange Veranstaltungen
• Für sehr hungrige Gäste könnte es zu wenig sein

Ideal ist diese Form für Empfänge, Vernissagen, Stehpartys und Jubiläen.

Für eine lockere, gesellige Atmosphäre bietet sich BBQ- und Grill-Catering an. Live-Cooking sorgt für Entertainment, die Speisen werden frisch vor Ort zubereitet und es passt perfekt zu Sommer-Events. Beachte jedoch die Wetterabhängigkeit bei Outdoor-Events, den Bedarf an Grillstationen und Equipment sowie dass diese Form nicht für formelle Anlässe geeignet ist. Perfekt für Sommerfeste, Gartenpartys, Teambuilding-Events und lockere Firmenfeiern.

In unserem Ratgeber zu Buffet oder Menü beim Hochzeitsessen findest du eine ausführliche Entscheidungshilfe für deine Hochzeit.

Praxis-Tipp: Kombiniere verschiedene Catering-Formen! Fingerfood zum Empfang, Buffet zum Hauptgang und eine Dessertbar zum Ausklang – so bietest du Abwechslung und deckst verschiedene Phasen deines Events ab.

4. Was gehört alles zu einem professionellen Catering?

Als Erstbesteller fragst du dich vielleicht: Was ist eigentlich im Catering alles enthalten? Die Antwort: Das kommt ganz darauf an. Ein professionelles Catering kann viele Leistungen umfassen – du solltest aber immer genau prüfen, was im Angebot enthalten ist.

Zu den Standardleistungen bei den Speisen gehören in der Regel warme und kalte Gerichte je nach Konzept, Vorspeisen, Hauptgänge und Desserts sowie Beilagen wie Salate, Brot und Saucen. Auch die Berücksichtigung von Ernährungsbedürfnissen wie vegetarischen, veganen oder allergenfreien Optionen sollte selbstverständlich sein.

Die Getränkeversorgung ist nicht immer im Grundpreis enthalten. Manche Caterer bieten Pakete mit alkoholfreien Getränken wie Wasser, Säften und Softdrinks sowie alkoholischen Getränken wie Wein, Bier und Sekt an. Auch Kaffee und Tee können Teil des Angebots sein. Kläre außerdem, ob ein Barservice gestellt wird oder ob die Getränke zur Selbstbedienung bereitstehen.

Beim Equipment variiert der Umfang je nach Paket: Geschirr, Besteck und Gläser gehören oft dazu, ebenso Servietten und eventuell Tischdekoration. Buffetstationen mit Warmhaltegeräten und Kühlvitrinen für kalte Speisen können ebenfalls enthalten sein – oder gegen Aufpreis gebucht werden.

Bei einem Full-Service-Catering ist auch Personal inbegriffen:

• Servicekräfte für Aufbau, Service und Abbau
• Eventuell Köche oder Grillmeister für Live-Cooking
• Barkeeper für den Getränkeservice
• Koordination und Eventbegleitung

Die Logistik umfasst die Anlieferung zur Location, den Aufbau des Buffets oder der Tische, die Bereitstellung von Warmhalte- und Kühlgeräten sowie Abbau, Abtransport, Entsorgung und Reinigung nach dem Event. Bei Bernemann & Röhl bieten wir maßgeschneiderte Catering-Pakete an, die genau auf deine Bedürfnisse abgestimmt sind. Von der einfachen Speisenlieferung bis zum kompletten Full-Service mit Personal und Equipment – du entscheidest, was du benötigst.

Was du immer vorab klären solltest: Ist das Equipment im Preis enthalten oder kostet es extra? Wie viele Servicekräfte werden gestellt und für wie lange? Wer ist für Aufbau und Abbau verantwortlich? Sind Getränke inklusive oder müssen sie separat bestellt werden? Gibt es eine Pauschale oder wird pro Person abgerechnet? Fallen Anfahrtskosten an? Wie wird mit Restbeständen umgegangen?

Weitere Informationen zu Catering-Leistungen findest du in unserem Ratgeber "Was gehört alles zu einem Catering dazu".

Gut zu wissen: Viele Caterer bieten Komplettpakete an, bei denen alles enthalten ist. Das erspart dir aufwändige Einzelkalkulationen und garantiert, dass alle Komponenten aufeinander abgestimmt sind.

5. Wie läuft die Bestellung und Planung konkret ab?

Jetzt weißt du, worauf es ankommt – aber wie gehst du konkret vor? Der Prozess lässt sich in mehrere Phasen unterteilen, die dir helfen, den Überblick zu behalten.

Phase 1: Erste Anfrage (8 bis 12 Wochen vor dem Event)

Kontaktiere 2 bis 3 Caterer und teile alle Rahmendaten mit: Datum, Gästezahl, Budget und Anlass. Beschreibe deine Vorstellungen und frage nach verfügbaren Terminen und grundsätzlicher Machbarkeit. Je präziser deine Angaben, desto besser kann der Caterer ein passendes Angebot erstellen.

Phase 2: Angebots-Phase (6 bis 8 Wochen vorher)

Du erhältst schriftliche Angebote mit detaillierter Aufschlüsselung. Prüfe und vergleiche Leistungen und Preise genau. Vereinbare persönliche Beratungsgespräche, kläre offene Fragen, bitte um Anpassungen und vereinbare bei Interesse ein Probeessen. Scheue dich nicht, kritische Fragen zu stellen – ein guter Caterer wird sie gerne beantworten.

Phase 3: Buchung und Vertragsabschluss (4 bis 6 Wochen vorher)

Nachdem du dich für einen Caterer entschieden hast, prüfe den Vertrag genau auf Leistungen, Kosten und Stornierungsbedingungen. Unterzeichne dann den Vertrag, leiste die Anzahlung (meist 30 bis 50 Prozent) und bestätige Termin sowie erste Details schriftlich. Lies das Kleingedruckte und frage bei Unklarheiten nach.

Phase 4: Feinplanung (2 bis 4 Wochen vorher)

Aktualisiere die finale Gästezahl und kläre spezielle Ernährungsbedürfnisse. Besprich den genauen Ablauf am Veranstaltungstag:

• Zufahrt und Parkplätze für den Catering-LKW
• Aufbau-Zeiten und Location-Details
• Ansprechpartner für den Event-Tag
• Eventuelle Besonderheiten wie Outdoor-Locations

Phase 5: Letzte Abstimmung (1 Woche vorher)

Die finale Bestätigung aller Details, Klärung letzter offener Fragen, Austausch von Kontaktdaten für den Event-Tag und Bestätigung von Lieferzeit und Aufbau. Gehe noch einmal alle Punkte durch, um sicherzustellen, dass nichts vergessen wurde.

Am Event-Tag selbst baut der Caterer rechtzeitig auf, es finden finale Absprachen vor Ort statt, der Catering-Service läuft während der Veranstaltung und nach dem Event erfolgen Abbau und Abtransport. Zur Nachbereitung gehören schließlich die Restzahlung gemäß Vertrag und eventuelles Feedback an den Caterer.

Mehr Informationen zum richtigen Timing findest du in unserem Ratgeber "Wie frühzeitig sollte ich einen Catering-Anbieter buchen".

Unser Hinweis: Dokumentiere alle Vereinbarungen schriftlich. E-Mails sind rechtlich bindend und helfen bei späteren Unklarheiten. Ein guter Caterer wird dir ohnehin alles schriftlich bestätigen.

6. Welche häufigen Anfängerfehler solltest du vermeiden?

Aus Erfahrung wissen wir, dass Erstbesteller oft in typische Fallen tappen. Mit diesem Wissen kannst du diese Fehler von vornherein vermeiden.

Fehler 1: Zu späte BuchungDie besten Caterer sind Monate im Voraus ausgebucht. Bei Hochzeiten solltest du 6 bis 12 Monate vorher buchen, bei Firmenfeiern mindestens 2 bis 3 Monate. Plane lieber zu früh als zu spät.

Fehler 2: Ungenaue GästezahlZu wenig Essen führt zu Unzufriedenheit, zu viel zu unnötigen Kosten. Schätze realistisch, plane einen kleinen Puffer von 5 bis 10 Prozent ein und teile die finale Zahl rechtzeitig mit. Die meisten Caterer erlauben Anpassungen bis wenige Tage vor dem Event.

Fehler 3: Budget zu knapp kalkuliertVersteckte Kosten können böse Überraschungen verursachen. Erfrage alle Kostenfaktoren wie Personal, Equipment und Anfahrt und plane einen Puffer von 15 bis 20 Prozent ein. Denke auch an Trinkgeld für das Servicepersonal.

Fehler 4: Ernährungsbedürfnisse ignorierenVegetarier, Veganer oder Allergiker könnten leer ausgehen. Frage vorab auf der Einladung nach Ernährungswünschen und plane mindestens 10 bis 15 Prozent vegetarische Optionen ein. Bei größeren Events lohnt sich eine detaillierte Abfrage.

Fehler 5: Location-Gegebenheiten nicht prüfen

Fehlende Infrastruktur wie Strom oder Küche kann zu Zusatzkosten führen. Führe einen Location-Check gemeinsam mit dem Caterer durch und kläre alle technischen Anforderungen. Auch die Zufahrt für den Catering-LKW sollte geprüft werden.

Weitere häufige Fehler:

• Nur auf den Preis achten statt auf Qualität und Erfahrung
• Kein Probeessen vereinbaren bei wichtigen Events wie Hochzeiten
• Vertrag nicht genau lesen – besonders Stornierungsbedingungen
• Keine Alternativen einplanen bei Outdoor-Events (Wetter-Plan B)
• Mangelnde Kommunikation zwischen dir und dem Caterer

Auch ein zu eng kalkulierter Zeitplan kann problematisch sein. Plane Puffer für Aufbau, Abbau und Verzögerungen ein. Übertrage nicht deine persönlichen Vorlieben auf alle Gäste – nicht jeder mag Meeresfrüchte oder exotische Gerichte. Verzichte nicht auf Probe-Verkostungen, vergiss Zusatzleistungen wie Müllentsorgung oder Reinigung nicht und vereinbare unbedingt einen Notfallkontakt für den Event-Tag.

Unser Tipp: Erstelle eine Checkliste mit allen wichtigen Punkten und hake ab, was du erledigt hast. So behältst du den Überblick und vergisst nichts Wichtiges.

7. Wie bereitest du dich optimal auf den Veranstaltungstag vor?

Die Bestellung ist aufgegeben, alles ist geklärt – jetzt geht es um die Vorbereitung des eigentlichen Event-Tages. Auch hier gibt es einiges zu beachten.

Eine Woche vor der Veranstaltung solltest du die finale Gästezahl an den Caterer übermitteln und alle Details noch einmal durchgehen: Menü, Zeiten, Ablauf. Tausche Kontaktdaten für Notfälle aus und kläre Zufahrt sowie Parkplätze für das Catering-Fahrzeug. Stimme die Aufbauzeiten mit der Location ab, damit alles reibungslos läuft.

Zwei Tage vorher ist es Zeit für letzte Checks:

• Wetterprognose prüfen (bei Outdoor-Events)
• Finale Bestätigung an den Caterer senden
• Verantwortliche Person für Koordination vor Ort festlegen
• Tischplan und Sitzordnung finalisieren (falls relevant)
• Eventuelle Last-Minute-Änderungen klären

Am Veranstaltungstag selbst beginnt die eigentliche Umsetzung. Vor Beginn ermöglichst du den Zugang zur Location für den Caterer, begleitest den Aufbau und triffst finale Absprachen. Kontrolliere Buffet oder Tische, ergänze bei Bedarf die Dekoration und führe ein kurzes Briefing mit dem Servicepersonal durch. Während der Veranstaltung hältst du einen Ansprechpartner für den Caterer bereit, behältst den Buffet-Füllstand im Auge, reagierst bei Problemen sofort und nimmst das Feedback deiner Gäste wahr.

Nach der Veranstaltung koordinierst du den Abbau, klärst die Reste (was darf mitgenommen werden?), bestätigst die Equipment-Rückgabe, dokumentierst eventuelle Beschädigungen und nimmst die Restzahlung gemäß Vertrag vor.

Was du am Event-Tag vermeiden solltest: Den Caterer allein zu lassen ohne Ansprechpartner, kurzfristige große Änderungen zu verlangen, unabgesprochene Zusatzgäste einzuladen, das Servicepersonal mit privaten Anliegen zu belasten oder Zahlung und Trinkgeld zu vergessen.

Weitere praktische Tipps findest du in unserer umfassenden Catering-Checkliste.

Wichtig: Plane einen Verantwortlichen ein, der sich um das Catering kümmert. Du als Gastgeber solltest deine Gäste genießen können – jemand anders sollte Ansprechpartner für den Caterer sein.

Fazit: Mit der richtigen Vorbereitung wird deine erste Catering-Bestellung zum Erfolg

Die erste Catering-Bestellung muss nicht kompliziert sein. Mit der richtigen Vorbereitung, klaren Vorstellungen und einem professionellen Partner wird dein Event garantiert zum Erfolg. Nimm dir Zeit für Recherche und Vergleiche, scheue dich nicht, Fragen zu stellen und nutze die Möglichkeit eines Probeessens.

Bei Bernemann & Röhl begleiten wir dich von der ersten Anfrage bis zum erfolgreichen Abschluss deiner Veranstaltung. Entdecke weitere hilfreiche Tipps in unserer kostenlosen Catering-Broschüre – wir freuen uns darauf, deine Veranstaltung zu einem kulinarischen Highlight zu machen!