Winterfeier-Checkliste: So wird Ihre Weihnachtsfeier unvergesslich

1. Wann sollte ich mit der Planung meiner Winterfeier beginnen?

Der optimale Planungsstart liegt sechs bis acht Monate vor dem gewünschten Termin – idealerweise also zwischen April und Juni für eine Dezember-Feier. Beliebte Locations und hochwertige Caterer sind in der Winterfeier-Saison oft bereits im Sommer ausgebucht. Je früher Sie starten, desto größer ist Ihre Auswahl und desto entspannter läuft die Organisation.

Die ersten Schritte (6-8 Monate vorher):

Legen Sie zunächst das Budget fest und holen Sie die Freigabe der Geschäftsführung ein. Definieren Sie den Rahmen der Feier: Wie viele Personen werden eingeladen? Sollen Partner oder Familienmitglieder dabei sein? Welcher Stil passt zu Ihrer Unternehmenskultur – elegant-festlich, locker-entspannt oder kreativ-außergewöhnlich? Diese Grundsatzentscheidungen prägen alle weiteren Planungsschritte. Mehr zur richtigen Budgetplanung für Ihre Betriebsfeier erfahren Sie in unserem Ratgeber zur Budgetplanung für die Betriebsfeier.

Terminwahl strategisch angehen:

Meiden Sie die ersten beiden Adventswochenenden, wenn möglich – hier kollidieren Sie mit privaten Weihnachtsmärkten und Familienterminen. Die zweite und dritte Dezemberwoche (Mo-Do) sind oft ideal. Vermeiden Sie Freitagnachmittage, wenn Mitarbeitende ins Wochenende starten wollen. Ein Mittwoch- oder Donnerstagabend bietet sich an: Das Team ist noch nicht im Wochenendmodus, aber die Arbeitswoche nähert sich dem Ende.

Location-Recherche systematisch durchführen:

Erstellen Sie eine Long-List mit mindestens zehn möglichen Locations. Prüfen Sie bei der Anfrage bereits die Verfügbarkeit Ihrer Wunschtermine und fragen Sie nach Paketpreisen, die Location, Catering und eventuell Technik kombinieren. Viele Anbieter gewähren bei Frühbuchung Rabatte von 10 bis 15 Prozent.

Bei der Auswahl der richtigen Location spielen viele Faktoren eine Rolle – von der Raumgröße über die Atmosphäre bis zur Erreichbarkeit. Für detaillierte Informationen zur optimalen Location-Wahl empfehlen wir unseren Ratgeber zur Eventlocation-Auswahl.

2. Welche Location-Kriterien sind für eine Winterfeier besonders wichtig?

Die Location ist das Herzstück Ihrer Winterfeier und sollte mehrere Kriterien erfüllen, um allen Gästen ein angenehmes Erlebnis zu bieten. Gerade in der kalten Jahreszeit sind bestimmte Aspekte besonders relevant.

Raumgröße und Flexibilität:

Rechnen Sie mit 1,5 bis 2 Quadratmetern pro Person bei reinem Stehdinner, 2 bis 2,5 Quadratmetern bei Sitzplätzen und zusätzlicher Tanzfläche. Für 80 Personen benötigen Sie also mindestens 160 bis 200 Quadratmeter. Prüfen Sie, ob die Location verschiedene Bereiche bietet: Empfangszone, Essbereich, Lounge-Ecken und eventuell einen separaten Raum für ruhigere Gespräche.

Heizung und Klima:

Klingt banal, ist aber entscheidend: Ist die Location auch im Winter gut beheizt? Gibt es zugige Ecken oder schlecht isolierte Bereiche? Bei historischen Gebäuden oder umgebauten Industriehallen kann das zum Problem werden. Fragen Sie konkret nach der Heizleistung und lassen Sie sich bei der Besichtigung die Temperatur im Winter bestätigen.

Garderobe und Eingangsbereich:

Im Winter kommen Ihre Gäste mit dicken Jacken, Mänteln, Schals und Mützen. Eine professionelle, ausreichend große Garderobe mit Servicepersonal ist daher unverzichtbar. Pro 50 Gäste sollte mindestens eine Garderobenkraft zur Verfügung stehen. Gibt es einen wettergeschützten Eingangsbereich, in dem sich ankommende Gäste sammeln können?

Erreichbarkeit und Parkmöglichkeiten:

Winterliches Wetter kann die Anreise erschweren. Ist die Location auch bei Schnee und Eis gut erreichbar? Gibt es ausreichend Parkplätze in unmittelbarer Nähe oder eine Anbindung an öffentliche Verkehrsmittel? Plant bei einer ländlichen Location den Organisation von Shuttlebussen ein – das erhöht die Sicherheit und ermöglicht allen Gästen, das Fest unbeschwert zu genießen.

Professionelle Eventlocations bieten oft ein Rundum-Paket mit Location, Catering und Service aus einer Hand. Das Genusswerk Westfalia in Lünen beispielsweise vereint stimmungsvolles Ambiente mit hochwertigem Catering-Service – ideal für unvergessliche Winterfeiern.

Winterliche Atmosphäre:

Gibt es offene Kamine, Kerzenbeleuchtung oder die Möglichkeit für stimmungsvolle Winterdekoration? Locations mit historischem Charme, rustikalem Ambiente oder modernem Design mit großen Fenstern zum beleuchteten Außenbereich schaffen besondere Winterstimmung.

3. Wie plane ich das Catering für eine gelungene Winterfeier?

Das Catering ist neben der Location der zweitwichtigste Budgetposten und entscheidet maßgeblich darüber, wie zufrieden Ihre Gäste das Event verlassen. Im Winter sind herzhafte, wärmende Speisen und Getränke besonders gefragt.

Menü-Konzepte für die kalte Jahreszeit:

Winterliche Buffets mit Schmorgerichten, Braten, Eintöpfen und herzhaften Beilagen kommen gut an. Setzen Sie auf saisonale Zutaten wie Kürbis, Maronen, Rotkohl und Wurzelgemüse. Ein Live-Cooking-Station mit frisch zubereiteten Flammkuchen, Raclette oder Fondue sorgt für Interaktion und schafft Gesprächsanlässe.

Vegetarische und vegane Optionen sind heute Standard – planen Sie mindestens 20 bis 30 Prozent der Speisen entsprechend ein. Fragen Sie bei der Einladung gezielt nach Unverträglichkeiten und Allergien und geben Sie diese Information frühzeitig an das Catering weiter.

Getränkeauswahl strategisch planen:

Neben klassischen Getränken wie Wein, Bier und Softdrinks punkten Sie im Winter mit Glühwein, Punsch, heißer Schokolade oder Feuerzangenbowle. Planen Sie für eine vierstündige Veranstaltung etwa 0,5 bis 0,7 Liter alkoholische Getränke pro Person sowie mindestens ebenso viel alkoholfreie Alternativen ein.

Timing und Ablauf:

Ein klassisches Winterfeier-Catering folgt diesem Rhythmus:

• 18:00 Uhr: Empfang mit Sekt, Glühwein und kleinen Canapés
• 19:00 Uhr: Eröffnung des Buffets oder Beginn des Menüs
• 20:30 Uhr: Dessert und Kaffeespezialitäten
• Ab 21:00 Uhr: Snackbuffet oder Mitternachtsimbiss für die Nachtschwärmer

Stimmen Sie die Essenszeiten mit dem Rahmenprogramm ab. Reden oder Entertainment sollten nicht während des Hauptgangs stattfinden.

Für hochwertige Catering-Lösungen mit Erfahrung in der Organisation von Firmenfeiern empfehlen wir spezialisierte Anbieter. Unser Catering & Partyservice bietet maßgeschneiderte Menükonzepte für Winterfeiern mit professionellem Service.

Budget und versteckte Kosten:

Catering-Kosten liegen zwischen 30 und 80 Euro pro Person, je nach Aufwand. Achten Sie auf versteckte Kosten: Sind Servicepersonal, Geschirr, Besteck und Dekoration im Preis enthalten? Fallen Anfahrtskosten an? Gibt es Aufpreise für spezielle Menüwünsche oder erweiterte Servicezeiten?

4. Welches Programm und Entertainment passen zu einer Winterfeier?

Das richtige Entertainment sorgt dafür, dass Ihre Winterfeier nicht nur kulinarisch, sondern auch emotional im Gedächtnis bleibt. Die Balance zwischen Struktur und Freiheit ist dabei entscheidend.

Klassische Programmpunkte strategisch einsetzen:

Eine kurze Ansprache der Geschäftsführung (maximal 10 Minuten!) gehört zum guten Ton. Der beste Zeitpunkt: kurz nach dem Empfang, bevor das Buffet eröffnet wird. So haben alle noch volle Aufmerksamkeit. Nutzen Sie die Rede für Jahresrückblick, Danksagung und positive Ausblicke – vermeiden Sie jedoch Kritik oder geschäftliche Details.

Jahresrückblick-Videos (3 bis 5 Minuten) mit Highlights, lustigen Momenten und Teamfotos kommen gut an. Lassen Sie das Video professionell schneiden und mit passender Musik unterlegen. Der richtige Zeitpunkt: zwischen Hauptgang und Dessert.

Musikalische Untermalung:

Ein DJ oder eine Live-Band schaffen Atmosphäre und sorgen für Stimmung. Für eine Winterfeier mit 80 Personen kalkulieren Sie 600 bis 1.200 Euro für professionelle Musik. Wichtig: Besprechen Sie Musikrichtung und Lautstärke im Vorfeld. Nicht jedes Team möchte bis 2 Uhr nachts tanzen – manchmal reicht entspannte Hintergrundmusik für gute Gespräche.

Interaktive Elemente einbauen:

Fotobox mit winterlichen Props, Weihnachtsquiz mit Teamwertung, Glücksrad mit kleinen Preisen oder eine Charity-Tombola schaffen Interaktion ohne zu viel Druck. Kreativ-Stationen wie DIY-Lebkuchen-Dekorieren oder Punsch-Mixing-Challenge lockern die Stimmung auf.

Timing ist alles:

Vermeiden Sie ein überfrachtetes Programm. Die Gäste wollen Zeit zum Essen, Plaudern und Entspannen. Ein guter Programmablauf sieht so aus:

• 18:00-19:00 Uhr: Ankommen, Empfang, lockere Gespräche
• 19:00-19:10 Uhr: Kurze Ansprache
• 19:10-20:30 Uhr: Essen in entspannter Atmosphäre
• 20:30-21:00 Uhr: Video-Rückblick, Ehrungen
• Ab 21:00 Uhr: Freies Programm mit Musik, Tanz, Spielen

Für besondere Entertainment-Ideen sorgt unser mobiler Foodtruck "Futterbu.de" mit Front-Cooking-Atmosphäre für ein einzigartiges kulinarisches Erlebnis bei Ihrer Winterfeier.

5. Wie steigere ich die Teilnahmequote und sorge für gute Stimmung?

Die schönste Winterfeier nützt nichts, wenn nur die Hälfte des Teams erscheint. Mit der richtigen Kommunikation und Einladungsstrategie erhöhen Sie die Teilnahmequote deutlich.

Frühe und ansprechende Einladung:

Versenden Sie eine Save-the-Date-Nachricht bereits drei Monate im Voraus. Die offizielle Einladung folgt sechs bis acht Wochen vor dem Event. Gestalten Sie die Einladung visuell ansprechend, kommunizieren Sie Datum, Uhrzeit, Location und Dresscode klar und machen Sie Lust auf das Event. Erwähnen Sie Highlights wie besonderes Entertainment, außergewöhnliche Location oder kulinarische Besonderheiten.

Flexible Anmeldeoptionen:

Manche Mitarbeitende können oder wollen nicht bis Mitternacht bleiben – Eltern, Pendler oder Menschen mit anderen Verpflichtungen. Kommunizieren Sie klar, dass niemand die gesamte Feier bleiben muss. Ein flexibles Kommen und Gehen ohne schlechtes Gewissen erhöht die Teilnahmequote.

Mitarbeitende in Planung einbeziehen:

Eine kurze anonyme Umfrage zu Wünschen und Vorlieben vier Monate vor der Feier zeigt Wertschätzung und erhöht die Vorfreude. Fragen Sie nach Musikrichtung, Menü-Präferenzen und Programm-Highlights. Das Team fühlt sich gehört und identifiziert sich stärker mit dem Event.

Wichtige Erfolgsfaktoren für gute Stimmung:

Zentrale Location mit guter Erreichbarkeit, attraktives und abwechslungsreiches Programm ohne Zwang, rechtzeitige Kommunikation aller Details, Programm-Highlights, Einbeziehung des Teams bei der Planung (Umfrage zu Wünschen), attraktive Location und abwechslungsreiches Entertainment, klare Kommunikation über Ablauf und Ende der Feier (wichtig für Eltern), flexible Anwesenheit ermöglichen (niemand muss von 18 bis 24 Uhr bleiben), interessante Aktivitäten statt reines Essen und Small Talk. Machen Sie deutlich, dass die Winterfeier eine Wertschätzung ist – keine Pflichtveranstaltung. Wer nicht kommen kann oder möchte, sollte sich nicht rechtfertigen müssen.

6. FAQ: Die häufigsten Fragen zur Winterfeier-Planung

Was macht eine Winterfeier zur Pflichtveranstaltung?

Grundsätzlich sind Betriebsfeiern freiwillig. Eine Teilnahmepflicht besteht nur, wenn dies arbeitsvertraglich vereinbart oder in einer Betriebsvereinbarung festgelegt ist – was aber sehr selten der Fall ist. Kommunizieren Sie klar den freiwilligen Charakter, um Druck zu vermeiden.

Kann ich die Winterfeier während der Arbeitszeit ansetzen?

Ja, das ist möglich und erhöht die Teilnahmequote deutlich. Viele Unternehmen beginnen die Feier am Nachmittag (z.B. 16 Uhr) und rechnen die Zeit als Arbeitszeit an. Das ermöglicht auch Mitarbeitenden mit familiären Verpflichtungen die Teilnahme, da sie nicht erst abends anreisen müssen.

Wie gehe ich mit Mitarbeitenden um, die nicht feiern möchten?

Respektieren Sie diese Entscheidung ohne Nachfragen oder Druck. Manche Menschen feiern aus religiösen, kulturellen oder persönlichen Gründen nicht. Eine alternative Wertschätzung wie ein kleines Geschenk oder ein gemeinsames Team-Mittagessen zu einem anderen Zeitpunkt zeigt, dass Sie alle Mitarbeitenden im Blick haben.

Welchen Dresscode sollte ich für die Winterfeier festlegen?

Der Dresscode sollte zur Unternehmenskultur und zur Art der Feier passen. „Business Casual" ist für die meisten Winterfeiern angemessen und gibt klare Orientierung. Vermeiden Sie zu strenge Vorgaben wie „Black Tie" – das schreckt ab. Wenn Sie einen speziellen Dresscode wünschen (z.B. Ugly Christmas Sweater), kommunizieren Sie diesen deutlich und mit genug Vorlauf.

Was mache ich, wenn kurzfristig viele Absagen kommen?

Kurzfristige Absagen – besonders wegen Krankheitswellen im Winter – sind ärgerlich, aber kalkulierbar. Vereinbaren Sie mit Caterer und Location flexible Teilnehmerzahlen bis 5 bis 7 Tage vor dem Event. Viele Anbieter erlauben Anpassungen von bis zu 10 Prozent ohne Aufpreis. Planen Sie von vornherein mit einer Absagequote von 10 bis 15 Prozent – laden Sie also eher großzügig ein. Falls kurz vor der Feier eine Krankheitswelle durchs Team geht, evaluieren Sie nüchtern: Macht die Feier mit nur 50 Prozent Teilnahme noch Sinn, oder ist eine Verschiebung die bessere Wahl? Prüfen Sie Ihre Stornobedingungen und sprechen Sie rechtzeitig mit Location und Caterer über Optionen.

7. Fazit: Mit dieser Checkliste wird Ihre Winterfeier zum Jahres-Highlight

Eine perfekt geplante Winterfeier ist Investition und Belohnung zugleich – für Ihre Mitarbeitenden und für das Unternehmen. Mit frühzeitiger Planung, strukturiertem Vorgehen und Liebe zum Detail schaffen Sie ein Event, das lange in positiver Erinnerung bleibt und den Teamgeist nachhaltig stärkt. Nutzen Sie diese Checkliste als Leitfaden, passen Sie sie an Ihre spezifischen Bedürfnisse an und delegieren Sie Aufgaben clever im Team. So wird die Winterfeier nicht zur Stressquelle, sondern zum echten Highlight des Jahres – für alle Beteiligten.