Location-Fragen: Worauf Sie bei der Wahl für Ihre Firmenfeier achten sollten

Location-Fragen: Worauf Sie bei der Wahl für Ihre Firmenfeier achten sollten

Die Wahl der Location ist die wichtigste Entscheidung bei der Planung Ihrer Firmenfeier. Sie prägt Atmosphäre, Ablauf und den Gesamteindruck des Events – und kann über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Ob Sommerfest, Weihnachtsfeier oder Jubiläum: Die perfekte Eventlocation vereint praktische Anforderungen mit dem gewünschten Ambiente und passt zu Ihrer Unternehmenskultur. Dieser Ratgeber zeigt Ihnen systematisch, welche Kriterien wirklich zählen, welche Fragen Sie Anbietern stellen sollten und wie Sie Vertragsfallen vermeiden.

1. Welche grundlegenden Kriterien muss eine Eventlocation erfüllen?

Die Auswahl der richtigen Location beginnt mit den Basics: Kapazität, Erreichbarkeit und räumliche Flexibilität sind die Grundpfeiler einer funktionierenden Veranstaltung. Eine zu kleine Location wirkt überfüllt und einengend, während zu viel Platz die Atmosphäre verwässert. Planen Sie pro Person mindestens 1,5 bis 2 Quadratmeter ein – bei Stehempfängen etwas weniger, bei bestuh

lten Dinners entsprechend mehr. Locations mit flexiblen Raumkonzepten und Trennwänden bieten den Vorteil, dass Sie die Raumgröße an die tatsächliche Gästezahl anpassen können.

Erreichbarkeit und Verkehrsanbindung: Die Location sollte für alle Mitarbeitenden gut erreichbar sein – sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln als auch mit dem Auto. Prüfen Sie die Anbindung an Bus, Bahn oder U-Bahn und kalkulieren Sie realistische Fahrtzeiten vom Unternehmensstandort. Ausreichende Parkplätze sind besonders wichtig, wenn viele Gäste aus ländlichen Regionen anreisen. Als Faustregel gilt: Mindestens ein Parkplatz pro drei bis vier Gäste sollte verfügbar sein.

Tipp: Für Mitarbeitende von entfernten Standorten sollten Sie Hotels in der Nähe recherchieren. Locations mit eigener Übernachtungsmöglichkeit oder Kooperationen mit nahegelegenen Hotels vereinfachen die Organisation erheblich.

Technische Ausstattung und Infrastruktur: Moderne Eventlocations bieten heute weit mehr als vier Wände und einen Tisch. Prüfen Sie, welche technische Grundausstattung im Mietpreis enthalten ist: Beleuchtung, Soundanlage, Beamer, Leinwand, WLAN und ausreichend Stromanschlüsse gehören zum Standard. Für Präsentationen oder Reden benötigen Sie zudem ein funktionierendes Mikrofon und idealerweise eine kleine Bühne oder ein Podest. Fragen Sie explizit nach, ob die Technik durch geschultes Personal betreut wird oder ob Sie selbst einen Techniker organisieren müssen.

Sanitäre Anlagen und Barrierefreiheit: Die Anzahl und Qualität der Toiletten wird oft unterschätzt. Als Richtwert gilt: Eine Toilette pro 20 bis 25 Gäste sollte mindestens vorhanden sein. Achten Sie auch auf Barrierefreiheit – nicht nur bei den Sanitäranlagen, sondern im gesamten Gebäude. Rollstuhlgerechte Zugänge, Aufzüge und barrierefreie Toiletten sollten selbstverständlich sein, besonders wenn Sie wissen, dass Mitarbeitende mit eingeschränkter Mobilität teilnehmen werden.

Wie finde ich heraus, ob die Raumgröße zur Gästezahl passt?

Besuchen Sie die Location persönlich und idealerweise während einer laufenden Veranstaltung. So bekommen Sie ein realistisches Gefühl dafür, wie der Raum bei voller Auslastung wirkt. Lassen Sie sich Grundrisse zeigen und fragen Sie nach der maximalen Personenzahl bei verschiedenen Bestuhlung

sarten: Theater-, Bankett-, Stehempfang- oder U-Form-Bestuhlung benötigen jeweils unterschiedlich viel Platz. Seriöse Anbieter können Ihnen präzise Angaben machen und zeigen Ihnen Referenzfotos von vergleichbaren Events.

2. Indoor oder Outdoor: Welche Location-Art passt zu Ihrer Firmenfeier?

Die Entscheidung zwischen Indoor- und Outdoor-Location hängt vom Anlass, der Jahreszeit und Ihrer Risikobereitschaft ab. Beide Varianten haben spezifische Vor- und Nachteile, die Sie sorgfältig abwägen sollten.

Indoor-Locations: Planungssicherheit und Komfort

Klassische Indoor-Locations wie Hotels, Eventlocations, Restaurants oder Konferenzzentren bieten maximale Planungssicherheit. Sie sind wetterunabhängig, verfügen über professionelle Infrastruktur und meist über erfahrenes Personal. Die technische Ausstattung ist in der Regel vorhanden, Heizung und Klimatisierung sorgen für angenehme Temperaturen. Für Weihnachtsfeiern, Herbst- und Winterevents oder formelle Anlässe sind Indoor-Locations die sichere Wahl.

Vorteile Indoor:

• Wetterunabhängigkeit
• Professionelle Ausstattung (Küche, Technik, Sanitär)
• Klimatisierung und Heizung
• Schalldämmung für Musik und Entertainment
• Meist inklusive Service-Personal

Nachteile Indoor:

• Oft höhere Mietkosten
• Weniger Flexibilität bei der Gestaltung
• Begrenzte Atmosphäre und weniger "Wow-Effekt"

Outdoor-Locations: Ambiente und Erlebnisfaktor

Sommerfeste, Grillabende oder lockere Teamevents profitieren von Outdoor-Locations wie Biergärten, Isarauen, Dachterrassen, Schlossparks oder Strandbädern. Die natürliche Umgebung schafft eine entspannte Atmosphäre und bietet mehr Raum für Aktivitäten wie Teamspiele, Floßtouren oder Highland Games. Allerdings erfordert eine Outdoor-Veranstaltung deutlich mehr Planungsaufwand und ein funktionierendes Schlechtwetter-Konzept.

Hinweis: Für Outdoor-Events sollten Sie unbedingt eine Ausweichlocation oder wetterfeste Zelte einplanen. Klären Sie im Vertrag, bis wann Sie kostenlos auf eine Indoor-Alternative wechseln können. Viele Locations berechnen für Wetteroptionen Aufpreise oder verlangen eine frühzeitige Entscheidung.

Was Sie bei Outdoor-Locations zusätzlich prüfen müssen:

• Gibt es wettergeschützte Bereiche oder Zelte?
• Sind ausreichend Toiletten vorhanden oder müssen mobile WCs angemietet werden?
• Wie ist die Strom- und Wasserversorgung geregelt?
• Gibt es Lautstärkebeschränkungen oder zeitliche Auflagen?
• Benötigen Sie behördliche Genehmigungen?
• Ist die Location bei Dunkelheit ausreichend beleuchtet?

Für Sommerfeste und informelle Outdoor-Events können Sie auch kreative Alternativen in Betracht ziehen – beispielsweise einen Foodtruck für Front-Cooking-Atmosphäre, der flexibel an verschiedenen Standorten einsetzbar ist.

Hybrid-Lösungen: Das Beste aus beiden Welten

Immer mehr Locations bieten Hybrid-Konzepte mit Indoor- und Outdoor-Bereichen. Ein Sommerfest kann beispielsweise tagsüber im Garten stattfinden und abends in den Innenbereich verlegt werden. Wenn Sie eine solche flexible Location in der Region Lünen suchen, bietet das Genusswerk Westfalia als Eventlocation wettergeschützte Räume kombiniert mit Außenbereichen – ideal für verschiedene Event-Zonen und Aktivitäten.

3. Was muss ich bei Catering und Dienstleistern in der Location beachten?

Die Catering-Frage ist oft der entscheidende Kostenfaktor und gleichzeitig ein potenzielles Konfliktfeld. Viele Locations arbeiten mit Exklusiv-Caterern zusammen oder haben sogar eine Hausküche – das kann Vor- und Nachteile haben.

Exklusiv-Catering vs. freie Anbieterwahl:

Locations mit Exklusiv-Partner bieten oft Paketpreise an, die Speisen, Getränke und Service kombinieren. Das vereinfacht die Planung, reduziert Abstimmungsaufwand und sichert professionelle Qualität. Der Nachteil: Sie haben keine Preisvergleichsmöglichkeiten und müssen das Angebot des Hauslieferanten akzeptieren. Locations mit freier Catererwahl erlauben Ihnen, mehrere Angebote einzuholen – das Einsparpotenzial liegt hier bei 15 bis 25 Prozent.

Wichtige Fragen an die Location:

• Ist ein Caterer vorgeschrieben oder können wir selbst wählen?
• Falls Exklusiv-Catering: Welche Menüoptionen gibt es und was kosten diese pro Person?
• Sind Getränke im Paket enthalten oder separat zu buchen?
• Gibt es Mindestabnahmemengen bei Speisen oder Getränken?
• Können wir eine Menüverkostung vorab vereinbaren?
• Wie flexibel sind Menüanpassungen bei Allergien oder besonderen Ernährungswünschen?

Wenn Sie die Catererwahl haben, informieren Sie sich frühzeitig über professionelle Anbieter in Ihrer Region. Vergleichen Sie mindestens drei Angebote und achten Sie dabei nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Referenzen, Flexibilität und die Bereitschaft, auf individuelle Wünsche einzugehen.

Getränkepauschalen vs. Verbrauchsabrechnung:

Bei Getränken haben Sie meist die Wahl zwischen einer Flatrate-Pauschale oder der Abrechnung nach tatsächlichem Verbrauch. Pauschalen bieten Planungssicherheit und verhindern Kostenspirale bei trinkfreudigen Gästen – liegen aber oft 10 bis 20 Prozent über dem realen Verbrauch. Die verbrauchsabhängige Abrechnung ist ehrlicher, birgt aber das Risiko unkalkulierbarer Kosten. Ein guter Mittelweg: Vereinbaren Sie eine Getränkepauschale mit Obergrenze und Nachberechnung nur bei deutlicher Überschreitung.

Tipp: Fragen Sie nach dem Umgang mit nicht konsumierten Lebensmitteln. Seriöse Caterer bieten oft an, Reste einzupacken oder an gemeinnützige Organisationen zu spenden – das zeigt Wertschätzung und Nachhaltigkeit.

Technik, Dekoration und weitere Dienstleister:

Klären Sie im Vorgespräch, welche Dienstleister Sie selbst beauftragen dürfen. Manche Locations bestehen auf hauseigene Techniker, Floristen oder Dekorateure – oft aus versicherungsrechtlichen Gründen. Das kann die Kosten erhöhen, bietet aber auch Sicherheit bei der Haftung. Wenn Sie externe Dienstleister engagieren dürfen, lassen Sie sich diese Freiheit schriftlich bestätigen und klären Sie die Zugangsbedingungen für Auf- und Abbau.

4. Welche Vertragsfallen lauern bei der Location-Buchung?

Der Location-Vertrag ist ein juristisches Dokument, das Sie sorgfältig prüfen sollten. Viele Fallen verstecken sich im Kleingedruckten und können zu unerwarteten Mehrkosten oder rechtlichen Problemen führen.

Die wichtigsten Vertragsklauseln im Überblick

Stornobedingungen und Umbuchungsoptionen:

Stornobedingungen sind der häufigste Streitpunkt bei Location-Verträgen. Standard sind gestaffelte Stornogebühren: Je näher der Veranstaltungstermin rückt, desto höher die Gebühr. Typische Staffelungen:

• Stornierung bis 6 Monate vorher: 20-30 % der Vertragssumme
• Stornierung bis 3 Monate vorher: 50-60 %
• Stornierung bis 4 Wochen vorher: 70-80 %
• Stornierung weniger als 2 Wochen: 90-100 %

Hinweis: Prüfen Sie, ob die Stornoklausel eine Umbuchungsoption enthält. Viele Locations erlauben eine kostenfreie Terminverschiebung innerhalb eines Jahres – das gibt Ihnen deutlich mehr Flexibilität bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Krankheitsfällen, Wetterkapriolen oder betrieblichen Notfällen.

Höhere Gewalt und Pandemie-Klauseln:

Seit COVID-19 haben viele Locations spezielle Klauseln für Pandemien oder behördlich verordnete Schließungen aufgenommen. Klären Sie vorab: Was passiert, wenn die Veranstaltung aufgrund höherer Gewalt nicht stattfinden kann? Erhalten Sie die Anzahlung zurück oder wird auf einen Ersatztermin verschoben? Wer trägt das Risiko bei kurzfristigen Kapazitätsbeschränkungen? Seriöse Anbieter finden hier faire Lösungen, die beide Seiten schützen.

Anzahlung und Zahlungsfristen:

Die meisten Locations verlangen bei Vertragsschluss eine Anzahlung zwischen 20 und 50 Prozent der Gesamtsumme. Achten Sie darauf, dass die Anzahlung erst nach Erhalt einer unterschriebenen Auftragsbestätigung fällig wird – nicht schon nach mündlicher Zusage. Die Restzahlung sollte erst nach der Veranstaltung oder maximal eine Woche vorher erfolgen. Vorsicht bei Klauseln, die eine vollständige Vorauszahlung verlangen: Das erhöht Ihr finanzielles Risiko erheblich.

Haftung und Versicherungspflichten:

Prüfen Sie die Haftungsklauseln genau. In der Regel haftet der Veranstalter für Schäden, die durch seine Gäste oder Dienstleister entstehen. Manche Locations verlangen den Nachweis einer Veranstalterhaftpflichtversicherung – informieren Sie sich rechtzeitig, ob Ihre Betriebshaftpflicht solche Events abdeckt oder ob Sie eine separate Police benötigen. Die Versicherungssummen sollten mindestens 2 bis 3 Millionen Euro für Personen- und Sachschäden betragen.

Zusatzkosten und versteckte Gebühren:

Lesen Sie das Kleingedruckte besonders aufmerksam. Folgende Zusatzkosten werden oft nicht im ersten Angebot ausgewiesen:

• Reinigungsgebühren (oft 200-500 € pauschal)
• Technikpauschale (50-200 € für Nutzung von Beamer, Sound, etc.)
• Garderobenpauschale
• Servicegebühren oder Trinkgeld (10-15 % Aufschlag auf Catering)
• Parkplatzgebühren für Gäste
• Überstundenzuschläge bei Verlängerung der Veranstaltung

Tipp: Lassen Sie sich ein detailliertes Gesamtangebot erstellen, in dem alle Posten einzeln aufgeführt sind. Fragen Sie explizit nach: "Gibt es weitere Kosten, die nicht in diesem Angebot enthalten sind?" So vermeiden Sie böse Überraschungen bei der Schlussrechnung.

Checkliste: Das muss Ihr Location-Vertrag regeln

• Exakte Bezeichnung der gemieteten Räume und Flächen
• Mietdauer mit Beginn- und Endzeit (inklusive Auf-/Abbauzeiten)
• Gesamtpreis mit Aufschlüsselung aller Einzelposten
• Anzahlungshöhe und Fälligkeitstermine
• Staffelung der Stornogebühren mit konkreten Fristen
• Regelung zu höherer Gewalt und Terminverschiebungen
• Haftung für Schäden an Inventar und Gebäude
• Erlaubnis für externe Dienstleister (ja/nein/mit Auflagen)
• Mindest- und Höchstpersonenzahl
• Lautstärkebeschränkungen und zeitliche Auflagen
• Parkmöglichkeiten und deren Kosten
• Flexibilität bei kurzfristigen Änderungen der Gästezahl (bis wann möglich?)

5. Die wichtigsten Fragen zur Location-Wahl für Firmenfeiern

Wie viel kostet eine Eventlocation für 50 bis 100 Personen?

Die Mietkosten variieren stark nach Region, Ausstattung und Exklusivität. Einfache Räumlichkeiten oder Vereinsheime für 50 Personen starten bei 300 bis 800 Euro Tagesmiete. Gehobene Eventlocations mit professioneller Ausstattung liegen bei 1.000 bis 2.500 Euro für 50 bis 80 Gäste. Bei 100 Personen sollten Sie mit 1.500 bis 4.000 Euro rechnen. Premium-Locations wie Schlösser, Dachterrassen mit Skyline-Blick oder historische Gebäude können auch 5.000 bis 10.000 Euro und mehr kosten. Hinzu kommen Catering, Getränke, Technik und Dekoration – rechnen Sie insgesamt mit 80 bis 150 Euro pro Person für eine solide Firmenfeier.

Wann sollte ich die Location für meine Firmenfeier buchen?

Beliebte Locations sind besonders für Hochsaison-Termine (Dezember für Weihnachtsfeiern, Juni bis September für Sommerfeste) oft 6 bis 12 Monate im Voraus ausgebucht. Für Ihre Firmenfeier sollten Sie mindestens 4 bis 6 Monate Vorlauf einplanen – bei großen Events mit über 100 Gästen eher 8 bis 10 Monate. Freitag- und Samstagabende sind besonders begehrt und entsprechend früh vergeben. Wer flexibel beim Wochentag ist, findet auch kurzfristiger noch passende Locations zu besseren Konditionen.

Was ist besser: Location mit All-Inclusive-Paket oder Einzelbuchung?

Beide Varianten haben Vor- und Nachteile. All-Inclusive-Pakete vereinfachen die Planung erheblich: Sie haben einen Ansprechpartner für Raum, Catering, Technik und Service. Das spart Zeit und Abstimmungsaufwand. Der Nachteil: Sie zahlen oft einen Aufpreis von 15 bis 25 Prozent für die Bequemlichkeit und haben weniger Flexibilität bei individuellen Wünschen. Einzelbuchungen erfordern mehr Eigenorganisation, erlauben aber Preisvergleiche und die Auswahl spezialisierter Dienstleister. Für kleinere Feiern bis 50 Personen sind Pakete meist sinnvoll, bei größeren Events lohnt sich die Einzelkalkulation.

Kann ich die Location vorher besichtigen und testen?

Unbedingt – und Sie sollten dies auch wahrnehmen! Seriöse Locations bieten Besichtigungstermine an, idealerweise zu einer Zeit, zu der eine ähnliche Veranstaltung stattfindet. So sehen Sie die Räume in Aktion, können die Akustik prüfen und bekommen ein Gefühl für Atmosphäre und Ablauf. Einige Anbieter ermöglichen auch Catering-Verkostungen, damit Sie die Qualität vorab testen können. Nehmen Sie zu Besichtigungen am besten ein bis zwei Kollegen mit – vier Augen sehen mehr als zwei, und unterschiedliche Perspektiven helfen bei der Entscheidung.

Welche nachhaltigen Kriterien sollte eine moderne Eventlocation erfüllen?

Nachhaltigkeit wird auch bei Firmenfeiern immer wichtiger und zahlt positiv auf Ihr Unternehmensimage ein. Achten Sie auf gute ÖPNV-Anbindung, um Anreisen mit dem Auto zu minimieren. Locations mit Green-Building-Zertifikat, Photovoltaik-Anlagen oder Ökostrom setzen Zeichen. Beim Catering sollten regionale und saisonale Produkte bevorzugt werden – für größere Firmenfeiern lohnt sich auch die direkte Zusammenarbeit mit regionalen Lieferanten für Großküchen, die höchste Qualitätsstandards und pünktliche Lieferung garantieren. Fragen Sie nach Abfallvermeidungskonzepten, Mehrweggeschirr und dem Umgang mit Lebensmittelresten. Viele moderne Locations arbeiten mit Food-Sharing-Organisationen zusammen oder bieten Doggy-Bags an.

6. Fazit: Die perfekte Location macht Ihre Firmenfeier unvergesslich

Die Wahl der richtigen Eventlocation ist weit mehr als eine logistische Entscheidung – sie prägt das gesamte Erlebnis Ihrer Firmenfeier. Wer systematisch vorgeht, die Grundkriterien wie Kapazität, Erreichbarkeit und Ausstattung prüft und Vertragsdetails genau unter die Lupe nimmt, vermeidet teure Fehler und Enttäuschungen. Nehmen Sie sich Zeit für Besichtigungen, vergleichen Sie mindestens drei Angebote und scheuen Sie sich nicht, kritische Fragen zu stellen. Eine gut gewählte Location, die zu Ihrem Team und dem Anlass passt, schafft die Basis für ein Event, das lange in positiver Erinnerung bleibt und Ihre Mitarbeitenden begeistert.