Catering-Anfrage stellen: Welche Informationen sind wichtig?

1. Die Basis: Was jeder Caterer wissen muss

Bevor Sie sich an die Details machen, braucht jeder Catering-Anbieter erstmal die grundlegenden Fakten zu Ihrer Veranstaltung. Diese Informationen bilden das Fundament für jedes Angebot und bestimmen, ob überhaupt eine Zusammenarbeit möglich ist.

Das wichtigste ist natürlich wann und wo Ihre Veranstaltung stattfindet. Ohne Datum und Ort kann kein Caterer seriös kalkulieren. Aber auch die Uhrzeit spielt eine große Rolle - ein Mittagsempfang ist logistisch etwas völlig anderes als ein Abendbankett. Planen Sie drei Stunden oder den ganzen Tag? Diese zeitlichen Rahmen beeinflussen sowohl Personalplanung als auch die Art des Services.

Der Veranstaltungsort bringt oft mehr Fragen mit sich, als man denkt. Eine Location mit professioneller Küche ist etwas völlig anderes als eine Feldscheune ohne Stromanschluss. Kann das Catering-Team direkt vor Ort kochen, oder muss alles vorbereitet angeliefert werden? Gibt es Parkplätze für Lieferfahrzeuge? Solche praktischen Fragen entscheiden oft über Machbarkeit und Preis.

Basis-Checkliste für Ihre Anfrage:

• Datum und Uhrzeit (Beginn und Ende des Events)
• Genaue Adresse der Veranstaltung
• Art des Anlasses (Hochzeit, Firmenfeier, Geburtstag etc.)
• Ungefähre Gästeanzahl (mit möglichen Schwankungen)
• Dauer des Caterings (nur Hauptgang oder ganztägig?)

Die Gästeanzahl ist für die Mengenplanung entscheidend. Niemand erwartet von Ihnen eine Exaktheit auf die Person, aber der Unterschied zwischen 25 und 80 Gästen ist erheblich. Falls Sie noch unsicher sind, geben Sie einen realistischen Spielraum an - das hilft bei der Kalkulation.

Was oft vergessen wird: die Art des Anlasses. Ein Firmenjubiläum hat andere Anforderungen als ein Kindergeburtstag oder eine Hochzeit. Der Anlass bestimmt nicht nur den Stil der Speisen, sondern auch den Service-Aufwand und die Atmosphäre.

Ein kleiner Tipp: Falls sich noch Details ändern können, erwähnen Sie das ruhig. Catering-Profis sind flexibel und rechnen mit Anpassungen - ehrliche Kommunikation erspart später Stress.

2. Budget und Vorstellungen: Ehrlich währt am längsten

Hier wird es oft heikel, aber auch besonders wichtig: Geld und konkrete Vorstellungen. Viele scheuen sich, über das Budget zu sprechen, aber das macht die Sache nur komplizierter. Ein guter Catering-Anbieter will keine überteuerten Angebote verkaufen, sondern passende Lösungen finden.

Praxis-Beispiel: "Wir planen eine Firmenweihnachtsfeier für etwa 60 Personen, haben ungefähr 2000 Euro Budget und stellen uns ein lockeres Buffet vor - nichts zu schicki-micki, aber auch nicht nur belegte Brötchen."

Seien Sie ehrlich beim Budget. Sie müssen nicht den exakten Betrag nennen, aber eine realistische Größenordnung hilft enorm. "Wir denken an etwa 30 Euro pro Person" oder "Unser Budget liegt bei 1500 Euro" - solche Angaben ermöglichen es, gezielt passende Vorschläge zu machen. Das erspart beiden Seiten Zeit und Frust.

Was die Art des Caterings angeht, haben Sie heute viele Möglichkeiten. Das klassische Buffet ist nur eine Option von vielen. Mögen Sie es lockerer mit Fingerfood zum Stehen? Oder soll es ein mehrgängiges Menü mit Service am Platz werden? Vielleicht eine Mischung aus beidem? Beschreiben Sie ruhig, was Sie sich vorstellen - auch wenn Sie sich noch nicht ganz sicher sind.

Die wichtigsten Catering-Stile im Überblick:

Buffet-Catering: Gäste bedienen sich selbst, große Auswahl
Menü-Service: Bedienung am Platz, festlicher Charakter
Fingerfood: Lockere Atmosphäre, perfekt für Stehempfänge
Mix-Konzepte: Kombination verschiedener Elemente

Der Stil Ihrer Veranstaltung spielt eine große Rolle für das kulinarische Konzept. Eine Firmenfeier in schicker Location braucht andere Speisen als ein entspanntes Gartenfest. Eine Hochzeit hat wieder ganz andere Ansprüche als ein Kindergeburtstag. Erzählen Sie von der Atmosphäre, die Sie sich wünschen.

Denken Sie auch an praktische Fragen: Wer kümmert sich um Getränke? Soll das Catering-Team auch Geschirr und Besteck mitbringen? Brauchen Sie Service-Personal oder reicht die Lieferung? Solche Details beeinflussen den Preis erheblich, bieten aber auch entsprechende Entlastung.

Falls Sie spezielle Wünsche haben - nur zu! Ob Live-Cooking, vegetarische Optionen oder ein bestimmtes Thema - die meisten Catering-Teams sind kreativ und flexibel. Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Vorstellungen kommunizieren.

3. Die besonderen Details: Was Ihr Event einzigartig macht

Jede Veranstaltung hat ihre Eigenarten, und genau diese Details können den Unterschied zwischen einem guten und einem perfekten Catering ausmachen. Deshalb lohnt es sich, auch die vermeintlichen Kleinigkeiten zu erwähnen.

Ernährungsgewohnheiten sind heute wichtiger denn je. Fast jede Gruppe hat mindestens einen Vegetarier, jemanden mit Glutenunverträglichkeit oder anderen Ernährungsbedürfnissen. Je früher Sie das erwähnen, desto besser kann das Catering-Team planen. "Wir haben drei Veganer dabei" oder "Eine Person ist allergisch gegen Nüsse" - solche Hinweise sind Gold wert.

Häufige Ernährungsanforderungen:

• Vegetarisch/vegan
• Glutenfrei
• Laktosefrei
• Allergien (Nüsse, Meeresfrüchte etc.)
• Religiöse Speisevorschriften
• Diabetes-gerechte Optionen

Wichtiger Hinweis: Allergien sollten Sie unbedingt frühzeitig und detailliert kommunizieren. Hier geht es um die Gesundheit Ihrer Gäste!

Bei der Location gibt es oft mehr zu beachten, als man zunächst denkt. Outdoor-Events brauchen andere Lösungen als Indoor-Veranstaltungen. Gibt es eine funktionierende Küche oder muss alles mitgebracht werden? Wie sieht es mit Stromanschlüssen aus? Können Lieferfahrzeuge direkt ranfahren? Diese praktischen Fragen entscheiden oft über Machbarkeit und Kosten.

Falls Sie spezielle Wünsche haben, sprechen Sie sie ruhig an. Soll vor den Augen der Gäste gekocht werden? Möchten Sie ein bestimmtes Thema umsetzen? Haben Sie kulturelle Traditionen, die berücksichtigt werden sollen? Die meisten Catering-Teams sind kreativ und freuen sich über interessante Herausforderungen.

Auch zeitliche Besonderheiten können wichtig sein. Soll das Essen in mehreren Durchgängen kommen? Gibt es einen festen Ablaufplan, der beachtet werden muss? Bei längeren Events sind andere Lösungen nötig als bei kurzen Terminen.

Was oft vergessen wird: Aufräumen und Service. Soll das Catering-Team nach dem Essen alles wieder mitnehmen? Wer kümmert sich um das Geschirr? Solche praktischen Fragen sollten frühzeitig geklärt werden, damit später keine Überraschungen entstehen.

4. FAQ - Häufig gestellte Fragen zu Catering-Anfragen

Wie detailliert muss meine erste Anfrage sein?

Ihre erste Anfrage sollte die wichtigsten Grunddaten enthalten: Datum, Ort, Anlass, ungefähre Gästeanzahl und Budget-Vorstellungen. Details können Sie im persönlichen Gespräch klären. Je mehr Informationen Sie bereits haben, desto präziser wird das erste Angebot.

Kann ich mehrere Optionen in einer Anfrage erfragen?

Ja, das ist sogar empfehlenswert. Teilen Sie mit, welche Alternativen Sie interessieren - zum Beispiel verschiedene Catering-Stile oder Menü-Varianten. So können Sie vergleichbare Angebote erhalten und die beste Option auswählen.

Was passiert, wenn sich meine Gästeanzahl noch ändert?

Das ist völlig normal bei der Veranstaltungsplanung. Geben Sie eine realistische Schätzung ab und erwähnen Sie, bis wann die finale Zahl feststeht. Seriöse Catering-Anbieter planen flexibel und passen Angebote bei Bedarf an.

Wie schnell erhalte ich normalerweise ein Angebot?

In der Regel dauert es wenige Werktage bis zu einem ersten Angebot. Bei komplexeren Anfragen oder während der Hochsaison kann es etwas länger dauern. Die meisten Anbieter melden sich aber zeitnah mit einer Rückmeldung.

Entstehen Kosten für die Angebotserstellung?

Normalerweise ist die Angebotserstellung kostenfrei und unverbindlich. Das ist bei seriösen Catering-Anbietern Standard. Kosten entstehen erst bei einer konkreten Buchung. Bei sehr aufwendigen Konzepten können manchmal Planungsgebühren anfallen.

Profi-Tipp: Die perfekte Anfrage in 5 Minuten

So strukturieren Sie Ihre Anfrage optimal:

1. Betreff-Zeile: "Catering-Anfrage [Datum] - [Anlass] für [X] Personen"
2. Erste Zeile: Die wichtigsten Fakten (Wann, Wo, Was, Wie viele)
3. Zweiter Absatz: Budget und gewünschter Stil
4. Dritter Absatz: Besonderheiten und spezielle Wünsche
5. Abschluss: Ihre Kontaktdaten und wann Sie eine Antwort brauchen

Beispiel-Betreff: "Catering-Anfrage 15.06.2024 - Hochzeit für 80 Personen"

5. Fazit: Gute Vorbereitung ist der halbe Erfolg

Eine durchdachte Catering-Anfrage muss nicht kompliziert sein - sie sollte nur vollständig und ehrlich sein. Mit den Grunddaten zu Termin, Ort und Gästeanzahl, einem realistischen Budget und den wichtigsten Besonderheiten Ihrer Veranstaltung haben Catering-Profis alles, was sie für ein passendes Angebot brauchen.

Vergessen Sie nicht: Niemand erwartet von Ihnen, dass Sie alles bis ins kleinste Detail durchgeplant haben. Gute Catering-Anbieter beraten Sie gerne und entwickeln gemeinsam mit Ihnen Lösungen. Wichtig ist nur, dass Sie offen kommunizieren - bei Ihren Wünschen genauso wie bei Ihrem Budget. So entstehen die besten Ergebnisse für alle Beteiligten.