Catering-Checkliste: Wie man für eine perfekte Feier plant

1. Der Zeitplan: Wann muss was erledigt sein?

Der häufigste Fehler ist nicht, die falsche Wahl zu treffen – es ist, zu spät anzufangen. Vor allem in der Hochsaison von Mai bis September sowie im Dezember sind gute Caterer und beliebte Locations im Kreis Unna oft Monate im Voraus ausgebucht.

8–12 Wochen vor der Feier

Das ist der Zeitpunkt, an dem die wesentlichen Entscheidungen fallen müssen: Datum, Location, grobe Gästezahl, Format der Verpflegung und erstes Gespräch mit dem Caterer. Wer in der Hochsaison plant, sollte eher zwölf als acht Wochen einplanen.

4–6 Wochen vor der Feier

Jetzt wird das Angebot finalisiert: konkrete Speisenliste, Mengenplanung, Sonderwünsche der Gäste, Abklärung von Allergien und Ernährungsformen. Der Vertrag wird geschlossen, Anzahlungen werden geleistet.

1–2 Wochen vor der Feier

Die finale Gästezahl steht. Etwaige Korrekturen bei der Menge werden jetzt noch kommuniziert. Anlieferung, Aufbauzeiten und Ablaufplan werden mit dem Caterer abgestimmt.

48 Stunden vor der Feier

Letzter Check: Sind alle Informationen beim Caterer angekommen? Gibt es noch neue Sonderwünsche? Wer empfängt die Lieferung, wer weist den Aufbau ein? Details dazu im Abschnitt zur finalen Vorbereitung weiter unten.

2. Schritt 1: Rahmen und Eckdaten klären

Bevor Sie auch nur ein Angebot einholen, sollten folgende Grundfragen geklärt sein. Ohne diese Informationen kann kein Caterer seriös kalkulieren.

Anlass und Stil der Veranstaltung

Handelt es sich um eine private Feier oder ein Firmenevent? Soll die Atmosphäre festlich-formell oder locker und ungezwungen sein? Diese Frage bestimmt nicht nur das Menü, sondern auch das Format: gesetztes Menü, klassisches Buffet oder Flying Buffet. Der Stil der Veranstaltung ist der erste Filter für alle weiteren Entscheidungen.

Gästezahl – realistisch schätzen

Geben Sie keine Wunschzahl an, sondern eine realistische Schätzung. Erfahrungswert: Bei privaten Einladungen sagen ca. 10–15 % der zugesagten Gäste kurzfristig ab. Planen Sie daher eher etwas großzügiger als zu knapp. Wir empfehlen grundsätzlich einen Puffer von 10 % auf die finale Gästezahl.

Budget festlegen – und realistisch halten

Setzen Sie ein Gesamtbudget und leiten Sie daraus einen Richtwert pro Person ab. Als grobe Orientierung: Kaltbuffet ab ca. 8–12 €, warmes Grillbuffet zwischen 15–30 €, mehrgängiges Menü ab ca. 35–50 € pro Person – jeweils abhängig von Umfang, Qualität und Servicelevel. Getränke und Personal werden oft separat kalkuliert.

Location und Infrastruktur

Prüfen Sie frühzeitig: Gibt es ausreichend Platz für Buffet-Stationen? Ist eine Stromversorgung für Warmhaltegeräte vorhanden? Gibt es Kühlmöglichkeiten? Unser Catering & Partyservice kennt die typischen Anforderungen verschiedener Veranstaltungstypen und hilft bei der Einschätzung.

3. Schritt 2: Den richtigen Caterer finden und beauftragen

Ein Caterer ist kein austauschbarer Lieferant. Er ist Mitgestalter Ihrer Feier – und sollte das auch so verstehen.

Worauf bei der Auswahl achten?

Fragen Sie konkret nach Erfahrung mit Ihrer Eventgröße und Ihrer Veranstaltungsart. Ein Caterer, der exzellente Firmenessen liefert, ist nicht automatisch der richtige Partner für eine Hochzeit mit 120 Personen. Fragen Sie außerdem nach der Produktionsweise: Wird frisch produziert oder angeliefert? Wir produzieren in unserer Meisterfleischerei täglich frisch – bis zu 25 Wurstsorten in Eigenproduktion – und liefern ohne Zwischenlager direkt zum Event.

Angebote richtig vergleichen

Holen Sie mindestens zwei bis drei Vergleichsangebote ein. Achten Sie darauf, dass die Leistungsumfänge wirklich vergleichbar sind: Sind Geschirr und Besteck inklusive? Ist Personal im Preis enthalten? Was passiert bei Mengenabweichungen am Veranstaltungstag? Ein günstiges Angebot mit vielen Extras auf Nachfrage ist oft teurer als ein auf den ersten Blick höheres Komplettpaket.

Den Vertrag sorgfältig prüfen

Halten Sie schriftlich fest: genaue Personenzahl, Leistungsumfang, Anlieferungszeitfenster, Stornobedingungen und Zahlungsmodalitäten. Änderungen der Gästezahl sollten bis zu einer bestimmten Frist kostenneutral möglich sein – das ist für viele Veranstalter ein unterschätzter Punkt.

Praxisbeispiel: Hochzeitsfeier für 65 Personen in Selm

Ein Brautpaar aus Selm kam sechs Wochen vor der Hochzeit auf uns zu – die vorherige Zusage des Caterers war kurzfristig geplatzt. Wir haben gemeinsam in einem 45-minütigen Gespräch Gästezahl, Sonderwünsche (darunter vier Veganer, zwei Glutenunverträglichkeiten) und den Ablauf geklärt. Die Lösung: ein gesetzter Vorspeisen-Gang, gefolgt von einem Warmhaltebuffet mit separaten Stationen für Sonderkostformen. Sechs Wochen Vorlauf sind machbar – aber der absolute Mindestwert. Alles, was darunter liegt, schränkt die Optionen spürbar ein.

4. Schritt 3: Speisen und Format wählen

Die Entscheidung zwischen Buffet, Menü und Mischformen ist eine der zentralen Weichenstellungen. Eine strukturierte Entscheidungshilfe dazu finden Sie in unserem Ratgeber Buffet oder Menü – wie man die richtige Wahl für sein Event trifft.

Ernährungsformen und Allergien erfassen

Fragen Sie Ihre Gäste im Vorfeld aktiv ab – per Einladungskarte, Rückmeldebogen oder digital. Erfassen Sie: Vegetarier, Veganer, Laktose-Unverträglichkeit, Glutenunverträglichkeit, Nussallergien. Übergeben Sie diese Liste vollständig an den Caterer, nicht als mündliche Zusammenfassung. Je früher und präziser diese Information vorliegt, desto besser lässt sie sich umsetzen. Wenn Ihr Event viele verschiedene Altersgruppen umfasst, lohnt ein Blick in unseren Ratgeber zu Catering für unterschiedliche Altersgruppen.

Mengenplanung nicht dem Zufall überlassen

Zu wenig Essen ist das Albtraumszenario jeder Feier. Als Faustregel: 200–250 g Fleisch pro Person beim warmen Hauptbuffet, plus 150–200 g Beilagen. Für Kaltplatten kalkulieren wir mit ca. 150–180 g Aufschnitt und Käse. Detaillierte Richtwerte nach Eventgröße und Fleischsorte liefert unser Ratgeber zur Fleischmengenplanung.

Getränkeplanung nicht vergessen

Getränke werden in der Catering-Planung regelmäßig unterschätzt. Klären Sie frühzeitig: Werden Getränke pauschal oder nach Verbrauch abgerechnet? Was ist inklusive, was extra? Wer für die Ausgabe zuständig ist und ob eigenes Bar-Personal benötigt wird, sollte ebenfalls festgelegt sein.

5. Schritt 4: Logistik und Location abstimmen

Das beste Essen nutzt nichts, wenn der Aufbau scheitert oder die Warmhaltung nicht funktioniert. Dieser Schritt wird in der Planung am häufigsten vernachlässigt.

Anlieferung und Aufbauzeit koordinieren

Klären Sie frühzeitig: Wann darf der Caterer in die Location? Gibt es Zeitfenster für Anlieferungen? Sind Zufahrtswege und Aufzüge vorhanden? Wir kalkulieren für den Aufbau eines mittelgroßen Buffets (50–80 Personen) ca. 60–90 Minuten. Für größere Events oder mehrstufige Aufbauten entsprechend mehr.

Platzbedarf realistisch einschätzen

Ein klassisches Warmbuffet für 80 Personen benötigt mindestens 3–4 Meter Buffet-Tischlänge, dazu Bewegungsraum für die Gäste. Wer ein Flying Buffet plant, braucht weniger Fläche an einer festen Station, aber ausreichend Bewegungsraum für das Servicepersonal. Unser Ratgeber zum Flying Buffet erläutert die räumlichen Anforderungen dieser Servierform ausführlich.

Strom, Wasser, Hygiene

Warmhaltegeräte benötigen Strom – prüfen Sie, wie viele Anschlüsse und welche Leistung vorhanden sind. Spülmöglichkeiten für Geschirr, Müllentsorgung und Hygienevorschriften für Lebensmittel im Freien müssen bei Outdoor-Events ebenfalls vorab abgeklärt sein.

Expertentipp aus 50 Jahren Fleischerhandwerk

Die häufigste Frage in der Anfragephase: „Können wir das noch kurzfristig ändern?" Je nach Änderung – ja. Aber es gibt einen Punkt, ab dem Mengenanpassungen nach unten teuer werden, weil wir bereits produziert haben. Wer die finale Gästezahl erst eine Woche vorher nennt, zahlt in der Regel den ursprünglich kalkulierten Umfang. Daher gilt: Kommunizieren Sie Änderungen so früh wie möglich – und lieber einmal zu viel als einmal zu wenig.

6. Schritt 5: Die letzten 48 Stunden vor der Feier

Jetzt ist keine Zeit mehr für grundlegende Änderungen – aber ein strukturierter Abschluss-Check verhindert die klassischen Last-Minute-Pannen.

Der finale Abstimmungsanruf

Rufen Sie Ihren Caterer spätestens zwei Tage vor dem Event an. Bestätigen Sie: Anlieferungszeit, Ansprechpartner vor Ort, finale Personenzahl, eventuelle neue Sonderwünsche. Was hier ungeklärt bleibt, klärt sich am Veranstaltungstag – und das ist der falsche Zeitpunkt dafür.

Ansprechpartner vor Ort benennen

Benennen Sie eine Person, die am Veranstaltungstag als feste Ansprechperson für den Caterer fungiert. Das sollte jemand sein, der sowohl den Ablauf der Feier kennt als auch entscheidungsfähig ist – nicht die Braut oder der Gastgeber selbst, sondern eine ruhige, zuverlässige Person aus dem Umfeld.

Checkliste für den Veranstaltungstag

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick:

-Anlieferung und Aufbau mit Uhrzeit und Zugang bestätigt

-Warmhaltung aktiv und getestet

-Sonderkostformen klar gekennzeichnet

-Getränkestation aufgebaut und bestückt

-Ablaufplan mit Caterer besprochen

-Nachschub-Planung geklärt

-Rückbau und Abholung des Equipment abgestimmt.

Wer eine Feier im Raum Lünen, Kreis Unna oder dem Ruhrgebiet plant, kann über unsere Online-Vorbestellung kleinere Mengen unkompliziert anfragen oder direkt das Anfrageformular für Catering nutzen.

7. Häufige Fragen zur Catering-Planung

Wie früh muss ich einen Caterer anfragen?

Für Standardtermine außerhalb der Hochsaison reichen 4–6 Wochen. In der Hochsaison (Mai–September, Dezember) empfehlen wir mindestens 8–12 Wochen Vorlauf. Je größer das Event und je individueller die Anforderungen, desto früher sollte die Anfrage kommen.

Was kostet Catering pro Person?

Das hängt von Format, Umfang und Servicelevel ab. Als Orientierung: Kaltbuffet ab ca. 8–12 €, warmes Grillbuffet zwischen 15–30 €, Menü ab ca. 35–50 € pro Person. Für ein präzises Angebot nutzen Sie unser Anfrageformular.

Wie viele Servicekräfte brauche ich?

Als Faustregel gilt: eine Servicekraft pro 15–20 Gäste beim Buffet mit Betreuung, eine Servicekraft pro 10–12 Gäste beim gesetzten Menü. Wir stellen auf Wunsch auch geschultes Servicepersonal – sprechen Sie uns gern darauf an.

Was passiert, wenn mehr Gäste kommen als geplant?

Planen Sie von Anfang an einen Puffer von 10 % ein. Wenn Sie uns frühzeitig informieren, können wir Mengen in der Regel noch anpassen. Kurzfristige Zusätze am Veranstaltungstag sind nur eingeschränkt möglich – je nach Produkt und Vorlaufzeit.

Muss ich Geschirr und Besteck selbst organisieren?

Nicht zwingend. Wir stellen auf Wunsch Geschirr, Besteck, Gläser und Servierwaren als Teil des Catering-Pakets bereit. Klären Sie das bereits im ersten Gespräch, damit es im Angebot entsprechend berücksichtigt wird.

Liefern Sie auch außerhalb von Lünen?

Ja. Unser Catering- und Partyservice versorgt Feste im gesamten Kreis Unna, in Dortmund, Hamm, Selm, Werne und dem nördlichen Ruhrgebiet. Bei Locations außerhalb dieser Region sprechen Sie uns direkt an.

8. Fazit: Gute Feiern entstehen in der Planung

Das Essen ist das Herzstück jeder Feier – aber ein gutes Essen allein reicht nicht. Es muss zur richtigen Zeit am richtigen Ort in der richtigen Menge und Qualität vorhanden sein. Das gelingt nur mit durchdachtem Vorlauf, klarer Kommunikation mit dem Caterer und einem Ablaufplan, der auch die Logistik hinter den Kulissen im Blick hat.

Wenn Sie noch unsicher sind, welches Format am besten zu Ihrer Veranstaltung passt, empfehlen wir einen Blick in unseren Ratgeber Buffet oder Menü. Und wenn Sie ein klassisches Dinner mit klarer Struktur planen, zeigt unser 3-Gänge-Menü-Ratgeber, wie Vorspeise, Hauptgang und Dessert zu einer stimmigen Einheit werden.